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Para quem  deseja entrar no mercado de eventos ou para quem já trabalha e quer agregar conhecimento pode conferir o curso de Formação em Gestão de Eventos que a Unisinos e a Associação Brasileira de Empresas de Eventos/RS – ABEOC estão promovendo.

Realização: de 10/9 a 17/12/2012
Horário: Segundas e terças-feiras, das 19h30 às 22h30
Carga Horária: 81 horas
Local: Unisinos CIEE Porto Alegre

 

O bacana é que ele será ministrado por profissionais de mercado. Eu fui convidada para ministrar a disciplina de cerimonial e protocolo e estou bem animada e preparando materiais bem práticos para disponibilizar aos participantes do curso.

O conteúdo do curso e composto por 8 módulos:

  1. O AMBIENTE DE NEGÓCIOS EM EVENTOS
  2. COMO GERENCIAR EMPRESAS DE EVENTOS
  3. ATUAÇÃO DO CAPTADOR DE EVENTOS
  4. PLANEJAMENTO DE EVENTOS
  5. PLANO DE DIVULGAÇÃO EM EVENTOS
  6. CERIMONIAL E PROTOCOLO: DA REGRA A PRÁTICA
  7. HOSPITALIDADE EM EVENTOS
  8. GESTÃO DE PESSOAS EM EVENTOS
Você pode conferir detalhes da programação e currículos dos ministrantes no site da Unisinos.

Em dezembro do ano passado organizei, junto com a minha parceira Fernanda Bugs, uma bela e alegre Recepção de Formatura de Medicina.

E festa deve sempre refletir o perfil do anfitrião, independente se o evento é corporativo ou social. E é por isso que o organizador de eventos deve aproveitar cada momento com o cliente para captar suas preferências. Neste caso, o formando é muito talentoso e, além de se formar em Medicina na UFRGS, adora cozinhar e cantar.

E como ele queria uma festa tradicional, sem um tema específico, aproveitamos suas qualidades e misturamos um pouquinho de medicina, gastronomia e música. Como? Veja abaixo nos detalhes do evento.

A busca do local:

Não é a toa que os profissionais de evento sempre recomendam aos seus clientes a buscar o local com antecedência.  Pesquisamos mais de 20 lugares e apenas 4 espaços estavam disponíveis. Estávamos há 11 meses do evento, mas assim como ele outros alunos estavam se formando. Após uma grande procura, selecionamos o Restaurante Baumbach para ser o local da festa.


Formato da Festa

Para ficar mais descontraída e ao mesmo tempo acomodar bem os familiares, o formato escolhido para a recepção foi montar algumas mesas em formato jantar e um lounge. O ambiente era integrado, mas foi dividido com cortinas de voal. Para acomodar os convidados, as recepcionistas ficavam na entrada indicando o número da mesa ou o espaço lounge.

 Ingrediente: Medicina

Além de pensar em usar a tradicional cor do curso,  que é verde, pensamos que podíamos ir além. Para isso pesquisamos sobre o símbolo do curso e vimos que duas cores predominam: marrom e verde. Essas cores são ótimas e super masculinas e estiveram presentes na decoração. Além disso, o publicitário Juliano Ourique criou uma logomarca com elementos de eletrocardiograma para aplicar nos materiais gráficos.

E um dos materiais criados, foi uma plaquinha que acompanhou o kit de banheiro, afinal o cliente estava preocupado com o bem estar e a saúde de todos os convidados.

Ingrediente: Gastronomia

O restaurante escolhido é muito bom e especialista em comida Alemã. E para agradar ao formando que queria um evento informal, foi realizado um coquetel com mini porções.

O serviço de alimentação e bebidas era o que mais preocupava o cliente, pois queria ter a garantia que todos iriam ser muito bem servidos. E mesmo sabendo que o local possui bom serviço, e que os garçons estavam sempre atentos e atendendo os convidados, criamos um ponto (com garçom fixo) onde os convidados também poderiam se dirigir e pedir um pouquinho mais do que provou. Chamamos o local de “Chef Point” e criamos uma placa para sinalizar aos convidados.

Mas o ingrediente gastronomia não estava presente só na escolha do cardápio e no serviço, e sim no uso de temperinhos nos materiais e decoração.

O que também agradou o cliente foi a ideia de usar os temperinhos que decoravam as mesas para presentear os convidados.  E para ficar claro a quem participava do evento, fizemos um tag (com uma mensagem sútil) para anexar ao arranjo:

Doces  (sem decoração temática, pois o formando não queria personalizar – gostei da opção dele, pois combinou com a festa). Em todos os locais havia a decoração de pimentas.

Ingrediente: Música

Como falei no começo, o formando é muito talentoso e possui o dom de cantar muito bem e por isso fez uma bela apresentação aos convidados junto com um pianista (de 16 anos de idade).

E claro que a pista de dança tinha que ser muito boa e com DJs animadas!

Decoração:

O local possui um espaço bem tradicional e com uma decoração bem clássica, mas o cliente queria algo mais atual e descontraído, por isso transformamos o local trocando todos os móveis.

Imagem interna do Salão do Restaurante

Durante a montagem do evento.

Salão pronto e decorado.

Bistrôs do Lounge

Gerador

Acha que é preciosismo contratar um gerador? Pois bem, sempre oriento os meus clientes a contratar o equipamento quando o local não oferece. E por mais que os fornecedores falem que nunca acontece nada no local, é melhor se prevenir. Falo isso porque neste evento que organizamos, uma semana antes faltou luz no local (fato que em anos não acontecia). Durante o evento não faltou luz, mas imaginem se bem na hora da festa falta? Se acontecesse isso, estaríamos tranquilo, pois o gerador garantiria o ritmo da festa.

Ficha técnica:

Planejamento e produção do evento:  Lidia Fraga e Fernanda Bugs

Criação de marca e peças do evento: Juliano Ourique

Local e Buffet: Restaurante Ratskeler Baumbach

Locação de Móveis: Locare

Pianista: Matheus (51) 8119.8153

Fotógrafo: Denison Fagundes

Sonorização: Vyp Eventos

Seguranças: Tritão (tritaoseguranca@ig.com.br)

Mesa de doces: Denise Ribeiro – 8404-6659 / dedoces@globo.com

Arranjos de Mesa (pimentinhas): Flor e Casa

Locação de Plantas: Ornamentali

 O Global Meetings Management – GMM entra em sua terceira edição e reunirá amanhã até o dia 07 de abril no Noah Gastronomia, em São Paulo, profissionais de Minas Gerais, Santa Catarina, Paraná, São Paulo, Pernambuco, Ceará e Colômbia (Argentina). O curso possui algumas características exclusivas, por isso tem se consolidado como referência entre organizadores, promotores e captadores de eventos internacionais, público ao qual se destina. É ministrado em sistema de imersão para que os participantes potencializem seus resultados. Além disso, apresenta cases reais de trabalhos realizados tanto no Brasil como no exterior, que mostram procedimentos fundamentais para o setor como: captação de evento internacional, solução de problemas em eventos de grande porte, atendimento ao setor corporativo, gestão de público, entre outros temas. “No GMM respiramos o setor de eventos internacionais vinte e quatro horas por dia durante uma semana. Nele são passadas informações diretamente por quem está no mercado. Além disso, o networking é bastante incentivado. A troca de experiências é riquíssima uma vez que só temos tomadores de decisão em sala de aula”, declarou Julio Urban, diretor da Idealiza Eventos e fundador do GMM.

 O Global Meetings Management tem amplitude Latino Americana, é anual e itinerante. Utilizando o conceito de imersão completa, busca gerar um avançado conhecimento e incentivar o networking enquanto aborda as mais avançadas sistemáticas de captação e gestão de eventos internacionais. “O conceito de imersão faz a diferença, pois torna o curso mais efetivo. Mantendo o foco nos trabalhos, os participantes absorvem com maior ênfase o conteúdo que é vivenciado na prática”, declara Urban.

 ICCA - Arnaldo Nardone, presidente da International Congress and Convention Association (ICCA), a maior organização mundial do setor, estará em São Paulo no dia 03 de abril para ministrar a palestra de abertura do 3º Global Meetings Management (GMM). O tema da palestra de Nardone é “O Desafio da América Latina na Captação de Congressos e Eventos Internacionais”. Atualmente, a ICCA reune 900 membros. São integrantes da cadeia produtiva do turismo mundial, como: conventions bureaux, centros de convenções, companhias aéreas e organizadores de eventos de 87 países. De acordo com o ranking divulgado anualmente pela associação, o Brasil ocupa a 8ª posição entre os países que mais sediam eventos internacionais. “O Global Meetings é voltado para quem atua com captação de eventos , principalmente internacionais, e a participação do presidente da ICCA em um evento brasileiro demonstra a representatividade que o País tem junto ao mercado mundial”, aponta Sérgio Takao Sato, presidente da Federação de Convention & Visitors Bureaux do Estado do Paraná (FCVB-PR), que também ministrará uma das palestras.

 O GMM oferece somente 50 vagas e restam poucas em aberto. O valor da inscrição é R$ 1.800,00, a partir de 01 de abril, e inclui todas as palestras com coffe breaks, material didático, tradução simultânea, 04 almoços e 04 jantares. Para quem vem de outras localidades, a inscrição ainda dá direito a transfers entre hotel, aeroporto e local de realização do evento, além deu um desconto especial no hotel Blue Tree Premium Verbo Divino cujo pacote de hospedagem custa R$ 1.163,00 o apartamento duplo e R$ 1.720,00 o apartamento single.

 A inscrição pode ser feita pelo fone (41) 3362-7822 ou e-mail vendas@idealiza.com.br.

SERVIÇO:
O que: 3º Global Meetings Management – GMM
Data: 03 a 07 de abril de 2012
Local: Noah Gastronomia
Inscrição até 31 de março: R$ 1.650,00
Inscrição à partir de 01 de abril: R$ 1.800,00
Informações: (41) 3362-7822 ou e-mail vendas@idealiza.com.br


Semana passada realizei o curso Assessoria e Cerimonial de Eventos Sociais ministrado pela Adriana Gunther de São Paulo. Foi um excelente momento para dar uma “reciclada”, ampliar o conhecimento e trocar experiências.

Já havia indicado o curso a algumas pessoas e aproveito para deixar um post aqui no blog como dica para aquelas que estão buscando mais informações de como iniciar um trabalho como Assessor de Eventos. Entrem no site http://casamentoemgrandeestilo.blogspot.com.br/ e vejam o conteúdo programático e a agenda da Adriana que viaja o Brasil para dar aulas.

Eu, Patrícia, Camila e Fernanda.

No dia 14 de janeiro fiz a minha estréia como decoradora!!! Fui responsável pela decoração de recepção da formatura da Patrícia Camargo, minha colega e amiga que se formou em Marketing. A assessoria da organização da festa foi da Camila Barths, eu organizei o evento no dia e sugeri o cerimonial, e a Fernanda Bugs foi a “babá” da formanda e fez o bolo. Além disso, essa equipe era convidada da formanda, então foi um caso atípico.

Agora eu confesso, estava com um baita frio na barriga!!!! Eu estou acostumada a pensar na decoração, buscar referências, planejar e contratar. Agora manipular as flores, só na minha casa. Mas a Patrícia precisava de ajuda e não “exigiu” muito, então resolvi arriscar (me-da).

Precisávamos fazer algo bonito, alegre, delicado e com economia. Então fomos ao local, que já é uma graça, para listarmos as necessidades. Sugeri fazer algo simples com flores bem coloridas, pois no restaurante tinha mesas lindas de madeira de demolição e algumas paredes vermelhas. Para poupar, combinamos com o restaurante que eles emprestariam uns copinhos de vidro da coca-cola que parecem uma latinha, e a Patrícia adorou.

Uma semana antes da formatura a Fernanda Bugs falou que faria a decoração do bolo  com fitinhas do Senhor do Bonfim e eu aproveitei para usar a ideia das fitas (que representam desejos) como tema da decoração. Como as fitinhas do Senhor do Bonfim custariam caro, pensei em comprar fitas mimosas coloridas (amarelo, azul, rosa e branco) para dar efeito. Também fiz o layout do cardápio e marcador de mesa com a imagem das fitinhas (sim, desta vez foi eu que criei a arte). Tudo simples, mas com aquele toque especial que deixava tudo muito “amarradinho”.

Arte do Cardápio

Arte do Marcador de Mesa

O bacana era a surpresa para a Patrícia, ela não sabia do tema e dizia que confiava na gente…

Patrícia encomendou as flores e combinou de me entregar no dia do evento na minha casa, bem como os doces (pois também montaria a mesa de guloseimas). Quando a mãe da Patrícia chegou na minha casa, umas 9h, eu recebi as flores e parecia tudo normal. Olhei as flores que encomendamos e não tinha gostado muito da combinação, mas comecei a pensar que tinha que dar um jeito, afinal tínhamos que economizar… Quando abri um buquê de astromélia, vi que estava lindo por fora, mas mofado por dentro…  não podia ficar sem esse buquê.

Flores que a mãe da Patrícia me levou

Então liguei para o fornecedor (Roda Flores) e expliquei o fato. Ele foi muito atencioso e pediu desculpas dizendo que faria a substituição e ainda me daria mais um buquê de astromélia. Então lá fui eu fazer a troca planejando comprar mais… Cheguei lá e ele foi muito parceiro, me disse que eu havia sido muito educada e compreensiva e começou a me dar outras flores para levar, além de me dar belos descontos nas comprinhas extras: gentileza gera gentileza!!! Voltei pra casa com o dobro de flores que tínhamos, mas agora estava satisfeita com as combinações das cores.

Comecei a fazer os arranjos em casa e a maior parte terminei no local da festa com a grande ajuda da minha parceira Rosa Bugs e do meu noivo Juliano (esse sempre acaba trabalhando junto comigo). A Rosa me ajudou com os arranjos de flores e o juliano foi o responsável por montar a mesa de guloseimas que ficou um arraso. Veja abaixo os detalhes que aprontamos.

Arranjo das mesas

Mesa redonda

Mesas retangulares

Cardápio impresso para as mesas

Marcador de mesa - detalhe do verso

Velas usadas nas mesas - intercalando com os arranjos (essa foi sorte, pois o dono do restaurante tinha e aproveitamos para usar). Deu um charme!

Não podia faltar as garrafinhas que tanto uso e reaproveito. Mas desta vez não podia ser outra, só servia o da cerveja Patrícia!!! Para não destoar do resto e dar apenas aquele charme, coloquei na mesa de buffet e no bacão dos presentes.

Agora vamos ver a estrela da festa: Mesa de Guloseimas!!!! Essa foi feita a 6 mãos: eu e a Rosa fizemos as flores e alguns acabamentos, além de levar os suportes e o Juliano fez a mágica de harmonizar tudo em grande estilo e rico em detalhes.

Os criadores da Mesa de Guloseimas (só faltou a Rosa Bugs) antes dos convidados chegarem.

A Mesa de Guloseimas

Enquanto nas mesas dos convidados tinham as delicadas rosas na cor amarela, rosa e branca, na mesa de doces optei por uma explosão de cores alegres das gérberas.

Reparem nos chocolates de guarda-chuvas pendurados: amei!

Detalhe da fita na Mesa de Guloseimas

Personalizei o vidrinho dos confetes apenas amarrando as fitinhas.

Bolo by Fernanda Bugs (estava uma delícia)

Detalhe das bandeirinhas

Durante a festa as 3 organizadoras de eventos e amigas da Patrícia, ajudaram na recepção dos convidados, condução do cerimonial, como babá, organizando a mesa para os adereços da festa, e por fim como convidadas da festa.

Eu recebendo e orientando as mesas aos convidados.

Fernanda como "Babá"

Organizando os adereços da festa

Agora como convidada, amiga da Patrícia e noiva do Juliano.

No final até acho que levei jeito para a decoração, pois até recebi elogios (hehehehe)!!!

Já fiz várias inaugurações, mas a do Senac e  Balcão Sesc Três Passos que ocorreu  no dia 24 outubro de 2011 foi diferente… Essa entrou para a lista como uma das mais emocionantes, pois a adrenalina foi grande!!! Aqui no blog vou contar apenas algumas das situações vividas com esse evento, lá vai.

Durante visita técnica:

Sempre antes de organizar um evento, principalmente quando tenho que montar uma estrutura de toldo na rua, faço uma visita técnica no local junto com fornecedores para planejar o evento. Portanto, me desloquei de Porto Alegre, de ônibus, para Três Passos numa viagem durante a madrugada que durou 9 horas. Cheguei cedinho na cidade e fui para o hotel dormir umas 2 horinhas para começar a jornada de reuniões com os diversos tipos de fornecedores que tinham na cidade.

Prédio onde está o Senac e o Sesc em Três Passos.

Foi bem difícil de encontrar prestadores de serviços acostumados a organizar eventos, por isso as reuniões foram extensas e cansativas. Vou destacar uma delas que foi com uma das opções de buffet para fazer o coquetel do evento.

O casal que nos atendeu era querido e atencioso, fomos muito bem recebidas em sua casa, mas quando iniciamos a conversa, para nossa surpresa, eles ofereciam apenas o serviço de garçom. No entanto estavam dispostos a oferecer todo o serviço em parceria com uma padaria local… Só que infelizmente, não tinham essa experiência, então comecei a explicar tudo o que precisariam fazer e servir. Quando falei do horário que a equipe de garçom, composta por 15 pessoas, deveria estar no local, também foi difícil… A maioria tinham emprego em outras empresas e uma parte só poderia chegar no local às 17h e a outra às 18h. Como fazer isso se meu evento iniciava às 17h?

Saí da fornecedora contente pela receptividade, atenção, gentileza, mas triste por não poder contratar um serviço da cidade. Fiquei triste mesmo, pois sempre dou prioridade para contratar serviços do local onde estamos inaugurando, pois isso aproxima a empresa que está sendo inaugurada da comunidade. Mas nesse caso não tinha como arriscar, nem tempo para capacitar o fornecedor.

A volta pra casa ocorreu no mesmo dia, foram duas noites dormindo no ônibus (até descobri uma técnica para ficar mais aconchegante). Pra ajudar, quando estava em Lajeado o ônibus estraga e tivemos que esperar mais 1h30min na beira da estrada… Total de 10h30min viajando.

Poucos dias antes do evento:

  • Troca de fornecedores: O evento era numa segunda-feira e na sexta-feira anterior ao evento (3 dias antes) o fornecedor de toldo resolveu informar que não faria mais o trabalho, pois o prefeito da cidade havia o solicitado. Mas ele disse que não nos deixaria na mão e já havia conversado com outra empresa da região que faria o serviço pelo mesmo valor.
  • Troca de atendimento: No sábado pela manhã eu estava pronta para retornar para a cidade de Três Passos, desta vez de carro. Antes de pegar a estrada estava indo para meu curso quando o telefone toca e a agência que nos atende me informa que o meu atendimento não poderia ir, pois estava no hospital… Entendi e falei com a gerente da agência que me informasse em 2 horas quem poderia substituí-la e ir comigo. Fui pra aula (peguei uma passeata no meio do caminho) e quando saí do curso já tinha uma substituta que nunca havia realizado uma inauguração e não sabia nada sobre o evento (mas estava com a pastinha com o check list e contatos dos fornecedores). Como a viagem era longa, de carro dava 7 horas, pensei que poderia ajudá-la e explicar como funcionava  uma inauguração e o que havia sido contratado, mas confesso que não foi fácil.
  • Início precipitado da montagem dos toldos: havíamos combinado com o fornecedor de toldo o início da montagem no domingo pela manhã, afinal era o dia que estava na autorização da prefeitura, no entanto ele decidiu por conta própria conversar com o prefeito por telefone e trocar o início da montagem no sábado… Mas eu nem estava lá para orientar (lembrem que havia trocado o fornecedor, não era o mesmo da visita técnica)… Não tinha autorização da prefeitura por escrito… Acabou que, como tinha casamento na igreja que ficava na mesma rua que fecharíamos, o fornecedor não pode montar. E ele acabou iniciando a montagem no dia que combinamos, no domingo pela manhã.
  • Acompanhando a montagem: como  nos eventos do Senac tenho a agência de eventos que nos ajuda, meu trabalho é mais focado no planejamento, acompanhamento da execução e no cerimonial e normalmente não fico o tempo integral com os fornecedores e sim o atendimento da agência,  mas nesse caso não tinha como deixar a menina nova sozinha, pois não tinha experiência. Então lá fui eu acompanhar do início ao fim.

Início da Montagem:

Aquele toldo laranja no fundo da foto é a pizzaria... (depois vocês vão entender)

  • Erguendo estrutura / Plano A: a primeira coisa que precisa montar no evento que ocorre na rua é a estrutura com cobertura de lona e tablado. Depois de pronta os outros fornecedores como sonorização, decoração, comunicação visual, entram para fazer a sua parte. Por isso no domingo pela manhã estávamos no local com o fornecedor de toldo e tudo parecia bem, orientamos e deixamos ele fazer seu trabalho. Mas no final do dia não conseguiram terminar todo o serviço, ficando para segunda-feira pela manhã, dia do evento, a finalização de sua parte. Mas que terminar pela manhã… eles “terminaram” (mais adiante explico as aspas) o trabalho 30 minutos antes do evento começar.
  • Aspas: Quando era 12h de segunda-feira eu tinha certeza que o fornecedor não ia conseguir fazer tudo, pois faltava muita coisa para finalizar: carpete, palco, fechamentos laterais, proteção lateral, rampa de acesso,.. Comecei a colocar todo mundo no trabalho, até o engenheiro responsável pela obra do prédio e o diretor da unidade do Senac local ajudaram a colocar o carpete no tablado. Como percebi que mesmo com o apoio dos colegas não ia dar tempo de fazer tudo, já comecei a pensar no plano B. E o que eu previa aconteceu: o fornecedor não conseguiu entregar um dos toldos que havia contratado e que seria o apoio da equipe de alimentação.
  • Plano B: não esperei ele terminar para montar os outros serviços, pedi a compreensão dos outros fornecedores e orientei a iniciar a montagem como dava enquanto finalizávamos a estrutura. Além disso, comecei a pensar nas possibilidades de apoio do coquetel.
  • Plano C: Para resolver o ponto de apoio do buffet pensei na hora em usar umas salas de aula que eram locadas no terceiro andar do prédio, mas a distância das salas eram ruins, pois os garçons tinham muita escada para percorrer e era perigoso, pois podiam caír… Mas na hora era o que dava para fazer. Então fui ver a sala e percebi que só tinha cadeiras e precisava de mais mesas do que eu tinha.
  • Plano D: perguntei para a decoradora que estava me locando material se ela não tinha mais mesas e ela disse que não. Então ela me falou que a pizzaria que ficava em frente ao prédio da inauguração (e ao lado do nosso toldo) não ia funcionar naquele dia e, por acaso, eles estavam no local e eu poderia tentar pegar emprestado. Perguntei se ela os conhecia para facilitar e disse que sim. Então lá fui eu na “cara dura” pedir as mesas. Percebi que eles eram parceiros e na hora me veio uma ideia e perguntei: Já que vocês estarão fechados hoje, poderiam me emprestar ou locar toda a estrutura de vocês? E a resposta demorou um pouco para sair, pois ficaram surpresos com o pedido, mas foi perfeita: Pode ser.
  • Serviço do buffet: E quando tudo parecia estar resolvido para o serviço de alimentação, eis que fico sabendo que o fornecedor (não era o mesmo da cidade que citei antes quando fiz a visita técnica) havia levado apenas 8 garçons para servir um coquetel volante para 300 pessoas. Eu havia planejado e solicitado trabalhar com 1 garçom para 20 pessoas neste serviço de coquetel volante (o serviço é todo passado pelos garçons), então eu precisava de 15 garçons e não 8…
  • Plano E: Primeira coisa que pensei foi pedir garçom para outro fornecedor (aquele da visita técnica), mas acho que ficaram chateados e disseram que não podiam. Então já pensei em outra solução: adaptar o serviço. Desta forma pensei em:
    • Ponto de bebida: inicialmente havia solicitado para ter no toldo 3 mesas com toalhas dentro do toldo para que os garçons colocassem caixas térmicas  escondidas com bebidas e champanheiras em cima da mesa para facilitar e agilizar o serviço aos convidados. Só que o fornecedor  responsável por levar a champanheira não levou o material (o que levou a pensar no plano F). Já que não tinha muito garçom, deixei apenas dois pontos de bebidas

      À direita da foto está uma das mesas de apoio de bebida.

    • Pontos de apoio para os salgadinhos e canapés e doces: usei uma das mesas que sobrou das bebidas para tornar apoio da comida. Também usei de apoio para os salgados e doces as mesas bistrôs (normalmente uso apenas para apoio dos convidados) e uma mesa grande que tinha na entrada (estava inicialmente destinada para enfeitar e colocar os cartões de visitas dos convidados).

      Essa era uma das mesas que no início seria para mais um ponto de bebida.

  • Plano F: as champanheiras? Fomos atrás em lojas da cidade, mas não tinha… Conseguimos com o apoio do fornecedor de sonorização que conhecia o dono de um bar e nos emprestou o material. Não era de inox, como havia solicitado, mas eram todas iguais de plástico preto e serviu para deixar a bebida gelada (é o que importa).

O evento estava marcado para às 17h e às 16h30min estava tudo alinhado com os fornecedores e pronto para receber os convidados que logo em seguida começaram a chegar. A minha grande sorte que a minha colega Camila Barths estava presente e chegou na manhã do dia do evento, podendo cuidar de todo o cerimonial pra mim durante o dia, pois eu só fiquei envolvida com a montagem e os imprevistos.

Quando o evento iniciou e na cerimônia tocou o hino, enchi os olhos d’água de satisfação e pensei “Nem acredito que conseguimos, está tudo pronto, todos alinhados”. Para entenderem o tamanho do meu alívio e emoção, é que realmente dessa vez eu achei que não ia dar tempo e alguma coisa os convidados iam perceber. Mas durante o evento, todos fizeram sua parte, seguiram as orientações e deu tão certo que ninguém viu o que aconteceu nos bastidores. Todos falavam no evento “Que evento bem organizado” outros falavam “Que linda a nova estrutura do Senac”.

Bem à direita (de costas) Eu e Camila na hora do hino.

No final do evento, quando só estavam aqueles guerreiros (todos da “casa”), e bem no momento em que orientei os fornecedores para encerrarem tudo, desabou um temporal e tudo começou a voar (isso que tinha fechamento lateral do toldo). E foi assim que terminou.

Foi um sufoco, uma superação e, no final, tudo certo (mesmo com o temporal)!

Em outubro de 2011 eu, Camila Barths e Juliana Bersano fomos contratadas para organizar uma Festa de Final de Ano para uma empresa onde o briefing foi

“Uma festa de final de ano para os colaboradores da empresa que seja relaxante  para que possam aproveitar o evento de maneira a recarregar as baterias para as atividades do ano seguinte. Será um evento informal, e terá um momento com discurso de seus presidentes.  A ideia é criar um clima leve, descontraído e sem ostentação e após algumas reuniões o cliente sugeriu a temática “Boteco”.

O evento foi realizado no dia 01 de dezembro de 2011 na Casa de eventos Villa 305 em Porto alegre sendo que um dos grandes desafios, era realizar o evento com uma verba bem restrita. O valor disponível era a metade do que normalmente investimos em um evento desse perfil. Mas como adoramos um desafio, topamos o trabalho e conseguimos produzir dentro da verba e fazer um evento atendendo a expectativa do cliente.

E para transformar o ambiente em um Boteco, sugerimos a criação de uma marca para o evento que foi criada pelo publicitário Juliano Ourique (www.publicitariopoa.wordpress.com).

Marca do evento criada pelo publicitário Juliano Ourique

Umas das vantagens da casa de eventos escolhida é que possui muitos móveis que podem ser utilizados sem custo adicional e isso era positivo para economizarmos nas locações de móveis. No entanto,  o local  possui vários ambientes e para deixar um ambiente integrado planejamos fechar um dos salões e concentramos as atividades (Mesa de Sinuca e Voz e Violão) no Salão Branco que dá acesso a área externa da piscina, e alguns pequenos ambientes  que eram mais divididos criamos salas mais reservadas. Conheça abaixo cada espaço e atividade realizada.

Jardim: Um objeto muito tradicional em botecos são os quadros negros onde sempre tem alguma mensagem ou a descrição do cardápio. Por isso, sugerimos colocar no jardim um quadro negro dando as boas vindas aos convidados.

Jardim - Entrada com placa de boas vindas.

Jardim de entrada do Villa 305

Hall de Entrada – Recepção dos convidados com a Árvore dos Desejos: Como o evento é para comemorar as Festas de Final de Ano, a ideia foi promover um momento de interação e reflexão com os participantes que escreviam os seus desejos nos descansa copos personalizados produzidos especialmente para o evento e os penduraram na Árvore dos Desejos.

Hall de entrada - Mesa com arranjo e descansa copos da Árvore dos Desejos

Árvore dos Desejos

Convidado escrevendo seus desejos no "descansa copo"

Convidada pendurando seus pedidos na Árvore dos desejos.

Ante Sala Salão Música + Salão Bar: Nesses dois ambientes montamos lounge com sofás e móveis do próprio Villa 305.

Salão Bar

Salão Branco: Um dos principais ambientes do evento onde ocorreu a apresentação musical com e o discurso do presidente. No espaço também colocamos mesas bistrôs e uma mesa de sinuca dando mais o clima do Boteco e proporcionando uma atividade aos participantes.

Salão Branco - Cantora Fernanda Estevão recepcionou os convidados com músicas típicas de boteco, como samba e MPB.

Salão Branco - Hora do Brinde

Salão Branco - Após o brinde o DJ assumiu a animação da festa

Salão Branco - Mesa de Sinuca

Área Externa da Piscina: Um dos espaços mais agradáveis do Villa 305 onde montamos mesas e cadeiras de madeira estilo de bar e bistrôs.

Área Externa/Piscina

Ao fundo imagem da área externa

A decoração do evento ficou bem adequada a proposta. Utilizamos garrafas de bebidas reaproveitadas com flores coloridas.

Astromélias no copinho de cachaça

Gérbera branca na garrafinha de refrigerante

Conjunto de garrafinhas na lareira

O cardápio elaborado pela By Nani seguiu bem a proposta e temática do evento. A comida estava ótima e o serviço de garçom foi avaliado pelo cliente como impecável! Confira abaixo a descrição do Cardápio de Boteco e algumas imagens.

Salgados: pastel de queijo e siri assado, picadinhos de frios, caldinho de feijão, escondidinho de carne seca, sanduíche aberto, empadinha de cebola com gorgonzola / de palmito / frango com azeitona, tartalette de bacalhau, frango à passarinho, mini Pizza, salsicha Bock com molho de mostarda.

Doces: mini cups de maracujá, chocolate e goiabada com catupiry

Equipe: 5 garçons e 1 maitrê, serviço de copa, chef de cozinha e equipe.

Bebidas: Chopp Brahma, Refrigerante linha coca-cola, Água mineral, Espumante da Miolo (apenas para o brinde).

O cardápio foi escrito no quadro negro

Sanduíche aberto

Picadinhos de frios para as mesas

E como é tradicional nos eventos, os imprevistos aparecem e nesse não foi diferente (não podia faltar a emoção!). Veja abaixo o que ocorreu nos bastidores do evento:

Árvore Francesa locada: esse material foi usado para realizar uma das principais ações, a Árvore dos Desejos dos convidados, por isso deveria ser muito especial. No entanto, o material que chegou era sem graça, com galhos retos e cumpridos que não daria para os convidados pendurarem, sem contar que o cachepô era altíssimo e ficava inadequado para os convidados. Precisávamos que a árvore tivesse vida e por isso solicitamos ao fornecedor que fizesse a troca e mandasse outro modelo e outra base. O fornecedor foi muito atencioso e realizou a troca sem problemas levando a árvore perfeita para a ação.

Palco: havíamos conseguido gratuitamente com um parceiro um palco pequeno de 2mX2m onde ficariam o voz e violão, no entanto o fornecedor ficou preso com o material em outro evento e não pode levar o material a tempo. Como não tínhamos mais verba para locação, não solicitamos para outro fornecedor e realizamos a montagem sem o palco, mas isso não prejudicou o evento.

Chope: O serviço de bebidas era contratado diretamente pela Casa de Eventos e infelizmente a máquina de chopp estragou no início da festa. Na hora do problema mil coisas passam pela cabeça em 1 segundo como, por exemplo, sair correndo e comprar cerveja no supermercado mais próximo. Mas não era necessário, pois por sorte a Camila lembrou que tinha um freezer cheio de cerveja gelada para um evento que aconteceria no outro dia (nem esperei ela pedir autorização para o dono da Casa de Eventos, já pedi para o garçom substituir, depois nos entenderíamos, pois festa de boteco sem chope ou cerveja não dá). No final, ficamos durante uns 40 minutos sem a bebida que foi substituída nesse intervalo de tempo por cerveja da marca Bohemia.

Depois do evento, fizemos uma avaliação com o cliente e ficamos muito felizes com o resultado, pois segundo o cliente, um dos pontos altos foi o fato de conseguirmos trabalhar com a verba estipulada e conseguindo atender a expectativa e isso acabou compensando os imprevistos que não foram percebidos pelos convidados. Além disso, ele destacou que conseguimos atender o briefing realizando um evento com um “tempero certo”.

Os músicos Fernanda Estevão e Giuliano e as organizadoras do evento Lidia Fraga, Juliana Bersano e Camila Barths

Ficha técnica:

Planejamento e produção do evento:  Camila Barths, Juliana Bersano e Lidia Fraga

Criação de marca e peças do evento: Juliano Ourique

Local: Casa de eventos Villa 305

Alimentação: By Nani

Locação de Móveis: Locare

Voz e Violão: Fernanda Estevão

Fotógrafo: Denison Fagundes

Locação de Árvore Francesa: Ornamentali (telefone: 51-3077.0201)

Locação de Mesa de Sinuca: Bilhar Medina (telefone: 51-3054.4694)

Sonorização: PowerSoundEventos

Impressão de Porta Copos: Artes Grafix

Impressão de Banner: Shampion

Impressão de Placa de PVC:  Benvenutti

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