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Archive for the ‘Cases’ Category

Já fiz várias inaugurações, mas a do Senac e  Balcão Sesc Três Passos que ocorreu  no dia 24 outubro de 2011 foi diferente… Essa entrou para a lista como uma das mais emocionantes, pois a adrenalina foi grande!!! Aqui no blog vou contar apenas algumas das situações vividas com esse evento, lá vai.

Durante visita técnica:

Sempre antes de organizar um evento, principalmente quando tenho que montar uma estrutura de toldo na rua, faço uma visita técnica no local junto com fornecedores para planejar o evento. Portanto, me desloquei de Porto Alegre, de ônibus, para Três Passos numa viagem durante a madrugada que durou 9 horas. Cheguei cedinho na cidade e fui para o hotel dormir umas 2 horinhas para começar a jornada de reuniões com os diversos tipos de fornecedores que tinham na cidade.

Prédio onde está o Senac e o Sesc em Três Passos.

Foi bem difícil de encontrar prestadores de serviços acostumados a organizar eventos, por isso as reuniões foram extensas e cansativas. Vou destacar uma delas que foi com uma das opções de buffet para fazer o coquetel do evento.

O casal que nos atendeu era querido e atencioso, fomos muito bem recebidas em sua casa, mas quando iniciamos a conversa, para nossa surpresa, eles ofereciam apenas o serviço de garçom. No entanto estavam dispostos a oferecer todo o serviço em parceria com uma padaria local… Só que infelizmente, não tinham essa experiência, então comecei a explicar tudo o que precisariam fazer e servir. Quando falei do horário que a equipe de garçom, composta por 15 pessoas, deveria estar no local, também foi difícil… A maioria tinham emprego em outras empresas e uma parte só poderia chegar no local às 17h e a outra às 18h. Como fazer isso se meu evento iniciava às 17h?

Saí da fornecedora contente pela receptividade, atenção, gentileza, mas triste por não poder contratar um serviço da cidade. Fiquei triste mesmo, pois sempre dou prioridade para contratar serviços do local onde estamos inaugurando, pois isso aproxima a empresa que está sendo inaugurada da comunidade. Mas nesse caso não tinha como arriscar, nem tempo para capacitar o fornecedor.

A volta pra casa ocorreu no mesmo dia, foram duas noites dormindo no ônibus (até descobri uma técnica para ficar mais aconchegante). Pra ajudar, quando estava em Lajeado o ônibus estraga e tivemos que esperar mais 1h30min na beira da estrada… Total de 10h30min viajando.

Poucos dias antes do evento:

  • Troca de fornecedores: O evento era numa segunda-feira e na sexta-feira anterior ao evento (3 dias antes) o fornecedor de toldo resolveu informar que não faria mais o trabalho, pois o prefeito da cidade havia o solicitado. Mas ele disse que não nos deixaria na mão e já havia conversado com outra empresa da região que faria o serviço pelo mesmo valor.
  • Troca de atendimento: No sábado pela manhã eu estava pronta para retornar para a cidade de Três Passos, desta vez de carro. Antes de pegar a estrada estava indo para meu curso quando o telefone toca e a agência que nos atende me informa que o meu atendimento não poderia ir, pois estava no hospital… Entendi e falei com a gerente da agência que me informasse em 2 horas quem poderia substituí-la e ir comigo. Fui pra aula (peguei uma passeata no meio do caminho) e quando saí do curso já tinha uma substituta que nunca havia realizado uma inauguração e não sabia nada sobre o evento (mas estava com a pastinha com o check list e contatos dos fornecedores). Como a viagem era longa, de carro dava 7 horas, pensei que poderia ajudá-la e explicar como funcionava  uma inauguração e o que havia sido contratado, mas confesso que não foi fácil.
  • Início precipitado da montagem dos toldos: havíamos combinado com o fornecedor de toldo o início da montagem no domingo pela manhã, afinal era o dia que estava na autorização da prefeitura, no entanto ele decidiu por conta própria conversar com o prefeito por telefone e trocar o início da montagem no sábado… Mas eu nem estava lá para orientar (lembrem que havia trocado o fornecedor, não era o mesmo da visita técnica)… Não tinha autorização da prefeitura por escrito… Acabou que, como tinha casamento na igreja que ficava na mesma rua que fecharíamos, o fornecedor não pode montar. E ele acabou iniciando a montagem no dia que combinamos, no domingo pela manhã.
  • Acompanhando a montagem: como  nos eventos do Senac tenho a agência de eventos que nos ajuda, meu trabalho é mais focado no planejamento, acompanhamento da execução e no cerimonial e normalmente não fico o tempo integral com os fornecedores e sim o atendimento da agência,  mas nesse caso não tinha como deixar a menina nova sozinha, pois não tinha experiência. Então lá fui eu acompanhar do início ao fim.

Início da Montagem:

Aquele toldo laranja no fundo da foto é a pizzaria... (depois vocês vão entender)

  • Erguendo estrutura / Plano A: a primeira coisa que precisa montar no evento que ocorre na rua é a estrutura com cobertura de lona e tablado. Depois de pronta os outros fornecedores como sonorização, decoração, comunicação visual, entram para fazer a sua parte. Por isso no domingo pela manhã estávamos no local com o fornecedor de toldo e tudo parecia bem, orientamos e deixamos ele fazer seu trabalho. Mas no final do dia não conseguiram terminar todo o serviço, ficando para segunda-feira pela manhã, dia do evento, a finalização de sua parte. Mas que terminar pela manhã… eles “terminaram” (mais adiante explico as aspas) o trabalho 30 minutos antes do evento começar.
  • Aspas: Quando era 12h de segunda-feira eu tinha certeza que o fornecedor não ia conseguir fazer tudo, pois faltava muita coisa para finalizar: carpete, palco, fechamentos laterais, proteção lateral, rampa de acesso,.. Comecei a colocar todo mundo no trabalho, até o engenheiro responsável pela obra do prédio e o diretor da unidade do Senac local ajudaram a colocar o carpete no tablado. Como percebi que mesmo com o apoio dos colegas não ia dar tempo de fazer tudo, já comecei a pensar no plano B. E o que eu previa aconteceu: o fornecedor não conseguiu entregar um dos toldos que havia contratado e que seria o apoio da equipe de alimentação.
  • Plano B: não esperei ele terminar para montar os outros serviços, pedi a compreensão dos outros fornecedores e orientei a iniciar a montagem como dava enquanto finalizávamos a estrutura. Além disso, comecei a pensar nas possibilidades de apoio do coquetel.
  • Plano C: Para resolver o ponto de apoio do buffet pensei na hora em usar umas salas de aula que eram locadas no terceiro andar do prédio, mas a distância das salas eram ruins, pois os garçons tinham muita escada para percorrer e era perigoso, pois podiam caír… Mas na hora era o que dava para fazer. Então fui ver a sala e percebi que só tinha cadeiras e precisava de mais mesas do que eu tinha.
  • Plano D: perguntei para a decoradora que estava me locando material se ela não tinha mais mesas e ela disse que não. Então ela me falou que a pizzaria que ficava em frente ao prédio da inauguração (e ao lado do nosso toldo) não ia funcionar naquele dia e, por acaso, eles estavam no local e eu poderia tentar pegar emprestado. Perguntei se ela os conhecia para facilitar e disse que sim. Então lá fui eu na “cara dura” pedir as mesas. Percebi que eles eram parceiros e na hora me veio uma ideia e perguntei: Já que vocês estarão fechados hoje, poderiam me emprestar ou locar toda a estrutura de vocês? E a resposta demorou um pouco para sair, pois ficaram surpresos com o pedido, mas foi perfeita: Pode ser.
  • Serviço do buffet: E quando tudo parecia estar resolvido para o serviço de alimentação, eis que fico sabendo que o fornecedor (não era o mesmo da cidade que citei antes quando fiz a visita técnica) havia levado apenas 8 garçons para servir um coquetel volante para 300 pessoas. Eu havia planejado e solicitado trabalhar com 1 garçom para 20 pessoas neste serviço de coquetel volante (o serviço é todo passado pelos garçons), então eu precisava de 15 garçons e não 8…
  • Plano E: Primeira coisa que pensei foi pedir garçom para outro fornecedor (aquele da visita técnica), mas acho que ficaram chateados e disseram que não podiam. Então já pensei em outra solução: adaptar o serviço. Desta forma pensei em:
    • Ponto de bebida: inicialmente havia solicitado para ter no toldo 3 mesas com toalhas dentro do toldo para que os garçons colocassem caixas térmicas  escondidas com bebidas e champanheiras em cima da mesa para facilitar e agilizar o serviço aos convidados. Só que o fornecedor  responsável por levar a champanheira não levou o material (o que levou a pensar no plano F). Já que não tinha muito garçom, deixei apenas dois pontos de bebidas

      À direita da foto está uma das mesas de apoio de bebida.

    • Pontos de apoio para os salgadinhos e canapés e doces: usei uma das mesas que sobrou das bebidas para tornar apoio da comida. Também usei de apoio para os salgados e doces as mesas bistrôs (normalmente uso apenas para apoio dos convidados) e uma mesa grande que tinha na entrada (estava inicialmente destinada para enfeitar e colocar os cartões de visitas dos convidados).

      Essa era uma das mesas que no início seria para mais um ponto de bebida.

  • Plano F: as champanheiras? Fomos atrás em lojas da cidade, mas não tinha… Conseguimos com o apoio do fornecedor de sonorização que conhecia o dono de um bar e nos emprestou o material. Não era de inox, como havia solicitado, mas eram todas iguais de plástico preto e serviu para deixar a bebida gelada (é o que importa).

O evento estava marcado para às 17h e às 16h30min estava tudo alinhado com os fornecedores e pronto para receber os convidados que logo em seguida começaram a chegar. A minha grande sorte que a minha colega Camila Barths estava presente e chegou na manhã do dia do evento, podendo cuidar de todo o cerimonial pra mim durante o dia, pois eu só fiquei envolvida com a montagem e os imprevistos.

Quando o evento iniciou e na cerimônia tocou o hino, enchi os olhos d’água de satisfação e pensei “Nem acredito que conseguimos, está tudo pronto, todos alinhados”. Para entenderem o tamanho do meu alívio e emoção, é que realmente dessa vez eu achei que não ia dar tempo e alguma coisa os convidados iam perceber. Mas durante o evento, todos fizeram sua parte, seguiram as orientações e deu tão certo que ninguém viu o que aconteceu nos bastidores. Todos falavam no evento “Que evento bem organizado” outros falavam “Que linda a nova estrutura do Senac”.

Bem à direita (de costas) Eu e Camila na hora do hino.

No final do evento, quando só estavam aqueles guerreiros (todos da “casa”), e bem no momento em que orientei os fornecedores para encerrarem tudo, desabou um temporal e tudo começou a voar (isso que tinha fechamento lateral do toldo). E foi assim que terminou.

Foi um sufoco, uma superação e, no final, tudo certo (mesmo com o temporal)!

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Recebemos ontem a visita da Marta Rossi que entregou o projeto da Chocofest de 2012, evento realizado anualmente com o tema da páscoa. Todo ano ela e sua equipe preparam formas surpreendentes de encantar os clientes na venda do evento.

E dessa vez o projeto veio dentro de um super ovo de páscoa!!! São ideias assim que fazem a diferença, que me encantam e me inspiram.

  

 

 

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No dia 5 de abril deste ano ajudei a organizar e realizar o cerimonial da Inauguração da Subsede do Sindilojas de Gravataí para 300 pessoas. O trabalho foi realizado pelo Sindilojas e o meu papel era assessorar a equipe na indicação de necessidades de contratação e fornecedores, além de elaborar e coordenar o cerimonial do evento.

E justamente o cerimonial foi o ponto mais desafiador porque haviam muitas atividades que deveriam conter em uma única cerimônia: hasteamento da bandeira de 20m², posse de diretores, coral, uma apresentação de voz e violão, fogos de artifício, carreata, entrada do presidente da entidade com a bandeira, entrega de alvará, lançamento de edição da revista da entidade, discursos, banda municipal e claro que a inauguração com o seu tradicional desenlace da fita inaugural. Ufah!!!

Eu sempre sou da opinião de que menos é mais, mas quando o dono da festa deseja que tenha muitas atividades, o meu papel é orientar e falar do que pode e não pode funcionar. Sugeri alguns cortes e a única coisa que consegui excluir foi a apresentação da banda antes do evento. As demais atividades, ajustamos de forma que ficasse mais leve e rápido, destacando principalmente a inauguração.

O bacana desse evento é que o presidente do Sindilojas é daqueles líderes com muito entusiasmo e o evento conseguiu refletir essa liderança.

Dia do evento:

Como estava responsável por muitas atividades no dia e não ia dar conta de tudo (em evento nada se faz sozinho, é preciso de uma boa equipe para garantir o sucesso) chamei a minha colega Camila Barths para me apoiar na coordenação do protocolo.

Quando a Camila e eu estávamos na montagem até limpar a rua nós limpamos e ainda tivemos que bolar uma estratégia para os cachorros que estavam em volta não entrarem na hora do evento (é serio!!!). Pedimos para que nosso colega Luciano usasse um dos rádios comunicadores e ficasse responsável por controlar qualquer “cusco” que chegasse. Como? Separamos uma comidinha para o cachorro e se aparecesse o Luciano daria a ele.

Outro fato que ocorreu durante a organização  da estrutura (evento foi na rua) a comunidade perguntava o que ocorreria no local, se seria algum show. Isso é super comum, as pessoas que estão passando sempre questionam o que será realizado e isso é bom para o evento (você começa a divulgar o novo empreendimento). Também aproveito para destacar que em um evento de inauguração (ainda mais quando você fecha uma rua e acaba com a normalidade podendo até atrapalhar os moradores ou comerciantes) é simpático e educado inserir na lista de convidados os vizinhos. Bom, mas o inédito é ver que durante o evento tinha umas 30 pessoas curiosas só olhando o evento de fora.

Para organizar o roteiro da cerimônia e atender todas as necessidades do sindicato, a inauguração ocorreu da seguinte forma:

  • A Camila e o Mestre de Cerimônias ficaram na entrada do evento para identificar as autoridades para citar no protocolo.
  • Enquanto isso, ocorria uma carreata com os diretores da entidade e eu estava aguardando o presidente chegar para dar ok ao som e tocar uma música bem alto para nunciar a chegada dele.
  • Ele entrou com a bandeira do Sindilojas e subiu no palco para deixar a bandeira.
                
  • Não iniciamos a cerimônia, pois aguardávamos o vice-prefeito que estava confirmado. Quando estava na hora de começar ele não chegou, então ligamos para ver se viria, mas ele disse que tentaria ir mais tarde, então iniciamos o evento (é sempre importante ter o número do telefone celular das autoridades e convidados que vão ao palco).
  • A cerimônia iniciou com todas autoridades no palco e com o hino do Brasil cantado pelo Coral da Comunidade. Como não tinha espaço para subir no palco e tempo pra isso, deixamos um espaço em frente ao palco para a apresentação. O coral também cantou o hino Riograndense no final do evento.
  • Logo após, já tivemos um dos momentos mais esperados pela entidade, o hasteamento da bandeira do sindicato ao som de uma música instrumental e com queima de fogos de artifício. Tivemos que cuidar para a bandeira ficar pronta para hastear, pois ela era enorme (20m²) e não podíamos perder tempo. Com isso, também tivemos que providenciar tapete para não sujar e até amarrar um fio para cuidar para que no ato o vento não prendesse nos fios de luz e acontecesse um acidente (na hora não precisou, mas a “carta estava na manga”)
  • Após, fizemos a Posse dos Diretores Nomeados. Para agilizar, chamamos os diretores e as autoridades apenas os cumprimentavam e ficavam no palco para tirar a foto oficial (foi bem ágil).

  • Em seguida, foi a vez de chamarmos o secretário para fazer a entrega do Alvará. Para não demorar, apenas foi realizada a entrega e foto.

  • Na sequência, fizemos o lançamento da última edição da revista da entidade. Como? No roteiro, chamamos de um momento para homenagear os empresários e para isso convidamos o que estava na capa. Também foi rápido, apenas o tempo de subirem no palco e serem fotografados.

  • Agora sim, o grande momento:  a inauguração! Iniciamos com os discursos: falou sindicato, Fecomércio e representante da prefeitura. Após, foi o momento do desenlace da fita inaugural, seguida da visitação das instalações.
   
  • Depois de todo o cerimonial, foi a vez do bufft da By Nani servir o coquetel e o espumante ao som de uma apresentação de voz e violão. Importante destacar que o espaço de apoio do buffet não era muito perto do local do evento e para não prejudicar o serviço montamos 3 mesas de apoio com bebidas.
 No final da cerimônia, tudo ocorreu bem. Todos estavam satisfeitos e tivemos um evento rápido, apesar das muitas atividades. Até o jornal da cidade destacou o cerimonial.
Abaixo a equipe que organizou o evento.

Elaine (Sindilojas), Camila, Cláudia (Sindilojas) eu e Luciano

Ahhh, o cachorro não apareceu na hora do evento!!!!
Fotos: Denison Fagundes

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Muitas vezes eu organizo eventos que são bem formais e rígidos como, por exemplo, reuniões para executivos, e fico pensando “como surpreender em um evento formal sem perder o foco? “. Nessas horas a paixão pelo que faço não me deixa sossegar até encontrar uma resposta, afinal apenas fazer por fazer é tão ruim. Eu preciso captar a essência  e com isso fazer de tudo para proporcionar uma experiência agradável para quem participa, afinal, evento é experiência.

E para fazer essa diferença é preciso pensar nos detalhes e para quem é o evento.

Para não ficar filosofando muito, trago aqui mais uma história de bastidor do evento que organizei nos dias 13 e 14 de abril no Hotel e Spa do vinho em Bento Gonçalves. O objetivo era avaliar sobre a atual situação da empresa, discutir os erros e acertos e com isso tomar decisões. E para proporcionar um ambiente de reflexão de forma que todos os paticipantes estivessem inteiros e abertos a discutir, pensamos em alguns detalhes e criamos algumas atividades para colaborar no trabalho.

Impacto inicial: o  responsável pelo projeto solicitou que produzíssemos cartazes para colocar algumas frases de impacto no ambiente. Quando ele falou que queria impacto a minha imaginação foi longe… mas quando trabalhamos com evento temos que FOCAR e aí lembrei da verba disponível e do perfil do cliente e voltei a terra. Então criamos painéis de lona que ficaram em volta do grupo. E o mais legal é que todos entraram apenas quando abrimos a porta onde deixamos as luzes apagadas e posicionamos em frente aos painéis as lâmpadas de LED que piscavam enlouquecidas com uma música bem alta e projetando no telão um vídeo. No segundo dia do evento mudamos os painéis de lugar.

Lavanda: ao fazer a visita técnica, falamos com a Celita (terapeuta responsável pela equipe do Health Center) que queríamos que todas as nossas ações no evento tivessem sentido e eu queria provocar todos os 5 sentidos (cheiro, tato, visão, audição e paladar) e para isso buscava uma essência para colocar na sala e ela me deu a dica que eu precisava: LAVANDA!!! Sim, ela é ideal para aromatizar e proporciona muito mais que relaxamento, ela é  revigorante e estimulante. Por isso, deixei na mesa do serviço de sala um arranjo de flores, um display que informava seus benefícios e o aromatizador de ambiente (onde estava sempre retocando durante os intervalos do evento).

Chi Kung: Para iniciar os trabalhos, a primeira atividade que fizemos foi a “Chi Kung” que é uma técnica de energização que era utilizada pelos samurais antes de enfrentarem uma guerra. Quem coordenou e realizou essa atividade de 15 minutos foi a equipe do Health Center que é do Hotel e Spa do Vinho.

Jantar de Harmonização: Seguindo a linha do briefing que tudo deveria ter um significado, até o jantar teve pitadas de conhecimento. Para isso, as bebidas servidas foram escolhidas de acordo com o cardápio elaborado pelo hotel. E para que os nossos convidados soubessem disso e agregassem um pouco mais de conhecimento, convidamos o chefe de cozinha para falar sobre o prato (entrada, principal e sobremesa) e a sommelier para falar das bebidas e harmonização.  Outro destaque do jantar foram o formato das mesas que estavam em um quadrado para evitar que tivesse um lugar de destaque como a ponta da mesa.

Boa noite especial: para finalizar a noite preparamos um boa noite especial. Enquanto todos estavam no jantar a equipe do hotel levava para os quartos um bule com chá de camomila e um bilhete que fizemos desejando uma boa noite e marcando com o grupo o café da manhã do dia seguinte. 
 

Coffee break diferente: No último dia realizamos um coffee break diferente ou melhor um tea break. Isso tudo porque a Celita comentou que havia realizado uma atividade com um grupo onde levava todos no herbário durante o intervalo de um evento. Para o nosso evento não daria tempo de colherem as ervas e por isso ela montou uma mesa com algumas plantas, plaquinhas e o auxílio da própria Celita na hora para explicar os benefícios de cada chá. Além disso, cada um escolhia e fazia o seu chá e, segundo recomendações da terapeuta, tomavam o seu chá no seu cantinho refletindo (essa parte nem todos conseguiram fazer, mas me surpreendi com a grande maioria que se esforçou).



Vocês perceberam que não relatei nenhum imprevisto?! Pois é, vale destacar que a equipe do Hotel e Spa do Vinho foram impecáveis! E olha que sou mega exigente e para me surpreender é difícil. Mas como nem tudo é perfeito, ocorreu sim um imprevisto e dos grandes. A funcionária que é caixa do restaurante do hotel havia sofrido um acidente de carro há duas horas antes do jantar e isso fez com que o maitre não ficasse em tempo integral no nosso jantar (ele quase não ficou), pois ele substituiu a funcionária no restaurante. O importante que tudo foi contornado (o chef de cozinha assumiu dupla função e eu ajudei a dar uns “pitaco” nos garçons).

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Para convidar os formadores de opinião a participarem do desfile de Roupas com Açúcar na Chocofest o convite que criamos no Senac-RS foi um doce de tão especial!

Fizemos os kits abaixo com 4 macarons da confeitaria Madame Antonieta e um “pergaminho” em tecido com os dados do evento para convidar algumas pessoas para essa ação que está sendo um sucesso.



O legal que o retorno foi bem positivo, pois tivemos agradecimentos e elogios de formadores como Gabrieli Chanas e Glória Kalil.

Para quem ainda quiser assistir ao desfile, às 21h deste sábado, dia 23 de abril, haverá o último desfile (evento gratuito) na Chocofest em Gramado/RS.

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Como havia falado no final do ano passado, segue o meu artigo sobre gestão de eventos que realizei no final do curso de especialização.

Para entenderem e se deliciarem com o case, assistam o vídeo abaixo que mostra o desfile e até um pouco dos bastidores para a confecção das roupas de chocolate.


Boa leitura!


Estratégias para mensurar retorno sobre o investimento de evento corporativo: estudo de caso do Senac-RS na Chocofest

Lidia Fraga*

 

Resumo: O artigo a seguir, trata da realização de uma pesquisa qualitativa e estudo de caso exploratório sobre metodologias para mensurar resultados em eventos corporativos. Para isso, escolheu-se o Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial do Rio Grande do Sul como objeto de estudo e se pesquisou sobre o mercado de eventos corporativos e as metodologias de mensuração de resultados em eventos. O estudo apontou a necessidade dos profissionais de eventos implantarem métodos que avaliem o retorno de investimento em evento ou, como no caso do Senac-RS, de melhorarem esse processo.

 

Palavras-chaves: Eventos. Eventos corporativos. Estratégias de avaliação. Retorno sobre o investimento (ROI). Gestão de eventos.

 

1 INTRODUÇÃO

No passado era muito comum associar eventos apenas a acontecimentos festivos. Atualmente consegue-se verificar que eventos representam muito mais do que isso, podem ser associados a oportunidades de negócios e desenvolvimento econômico. Isso fica claro quando há notícias de construção de novas empresas e estádios e ampliação de estradas devido a Copa do Mundo em 2014 e as Olimpíadas em 2016 que estão movimentando a economia e estrutura do país.

Outro fato importante que vale destacar é que cada vez mais o Brasil está em posição de destaque no mercado de eventos. Segundo o site da Associação Brasileira de Empresas de Eventos (2010), com a realização de 254 eventos internacionais em 2008, o país está na 7ª posição no ranking da International Congress and Convention Association (ICCA) como o país que mais recebe eventos internacionais no mundo.

Desde 2008, a atividade de eventos foi regulamenta da pela lei nº 11.771 que liga o setor a área de turismo o tornando reconhecido como uma atividade econômica. Os eventos não só movimentam a economia de um país, estado ou município, como também fazem parte da estratégia de marketing de empresas que estão percebendo que essa ferramenta pode ser um importante aliado para movimentar seus negócios. Dados da pesquisa de Tendências realizada pela Associação de Marketing Promocional (2009) apontam que mesmo em épocas de crise, o corte nos investimentos em marketing promocional (para essa associação, os eventos estão no escopo de marketing promocional) seria apenas de 20% enquanto a verba de comunicação seria cortada em 34%. Outro comparativo interessante que a pesquisa traz é quanto à divisão de verba em investimentos publicitários e investimentos promocionais, onde 46% das empresas investem mais em promoção e 40% mais em publicidade (os outros 14% são das organizações que investem proporcionalmente).

A pesquisa realizada pelo Meeting Professionals Internationa (O ESTADO DE SÃO PAULO, 2008), também mostra a ascensão de 17% do ano de 2006 para 2007 no orçamento destinado a eventos nas empresas do Brasil.

O mesmo instituto encomendou uma pesquisa da Fanceschini Análise de Mercado (REVISTA EXAME, 2010) onde foram analisados os investimentos em eventos das mil maiores empresas do Brasil. Os resultados desse estudo foram a quantidades de eventos realizados em 2008 (270 mil eventos), o investimento médio em eventos foi de 970 mil reais por empresa sendo que a distribuição desses valores foi de 53% para relacionamento externo, 26% para o público interno, 18% para divulgar estratégias e metas da empresa. Além disso, a pesquisa apresentou que os principais objetivos dos eventos realizados são para relacionamento, treinamento e geração de mídia espontânea, assim como a mensuração de resultados em eventos é realizado por 83% dessas empresas.

Os dados acima mostram um ótimo cenário para os profissionais de eventos, pois é um mercado que vem crescendo com altos investimentos das empresas. A expectativa dos empresários com relação aos profissionais de eventos, segundo Phillips, Myhill e Mcdonough, (2008), não é mais de avaliarem o evento de negócios e sim do negócio dos eventos, deixando de ser apenas um especialista em logística para tornarem-se parte da equipe de gestão de uma organização. Outro fator importante desse cenário é que “a pressão exercida para redução de despesas, potencializada após a crise econômica mundial, traz a necessidade imediata de controle de verbas e a clara demonstração de alcance de objetivos” (FERREIRA et al, 2010, p 23).

Siskynd (2009) complementa dizendo que o bom gestor de eventos deve se preocupar com o hardware o software. O primeiro elemento trata-se da parte física, ou seja, os materiais utilizados no evento devem ser escolhidos pelo profissional de forma que se adéque a imagem e ao público que se quer atingir. O segundo elemento se refere ao planejamento e a forma de implementação das ações que facilitem a interação com o públicoalvo. Todas essas questões devem ser orientadas por um único objetivo: os resultados.

Essa nova exigência do mercado de eventos corporativos mostra o grande desafio do profissional de eventos o qual, diante desse cenário, deve buscar os resultados. É por isso que essa pesquisa visa contribuir na busca de metodologias para avaliar quais os retornos que os eventos podem trazer para uma organização. Para isso, se desenvolveu uma pesquisa qualitativa, bibliográfica e de estudo de caso exploratório do Senac-RS no evento Chocofest[1] 2010.

(mais…)

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No dia 29 de março realizamos o evento de Lançamento de Capacitações do Senac para a Copa de 2014. Foram dois eventos para públicos diferentes: às 9h tivemos um café da manhã para a imprensa e às 14h o lançamento com uma teleconferência dirigida a autoridades, empresários, representantes de entidades de classe ligada ao turismo e hospitalidade.

Os dois tiveram uma decoração com a mesma temática (Copa focando no Brasil). Para isso, veja abaixo alguns elementos que criamos.

 

Túnel de Entrada:

A 1ª coisa que se via na entrada era um túnel. Mas além de ver, o espaço proporcionava uma sensação de experiência, já que ao passar por ele se escutava som de torcida vibrando em estádio de futebol. Assim que terminava o túnel você tinha a bola bem no centro.

A ideia desse espaço sempre foi que os convidados se sentisse entrando em campo como os jogadores fazem (saem daqueles túneis e o juíz pega a bola que fica bem no meio da saída desse espaço).

Lançamento Copa - Túnel de entrada

 

Entrada do Túnel do evento da tarde

Final do túnel do evento da tarde / pedestal com a bola

 

 

Bola de futebol personalizada com a logo do evento / posicionada no final do túnel / Evento da manhã
Bola de futebol personalizada com a logo do evento / posicionada no final do túnel / Evento da tarde

Elementos de decoração:

Para continuar nesse clima de Copa do Mundo, colocamos 5 jogadores da seleção brasileira que foram destaque em cada copa que o Brasil levou o título. Os jogadores de futebol fizeram sucesso, pois muitas pessoas queriam tirar fotos ao lado deles. Além disso, usamos pufes com formato de bola de futebol no evento da tarde para criar lounges.

No café da manhã, usamos as mesas redondas decoradas com toalhas verde maçã, guardanapo de tecido branco com acabamento de fitinhas de cetim com as cores da bandeira, vasinhos na cor amarela e outros na cor verde com margaridas brancas.

 

Jogador de Futebol em MDF - tamanho natural

No fundo, os pufes em forma de bola de futebol.

Vasinho de flores de margarida e Cupcackes nas cores do Brasil

Cardápio do Café da manhã:

O sucesso no cardápio foram os ovos mexidos com cebolete (o segredo do Chef é que no final do preparo se coloca um pouco de nata, fica uma delícia!). Além disso, destaco outros elementos que cuidamos para ficar no clima da decoração que foram os sanduíches de pão de cenoura (amarelo) e de pão de espinafre (verde), suco de laranja (amarelo) e suco de limão e couve (verde), e os cupcackes decorados.

Já a tarde, pensamos muito no que servir, pois o horário de início era às 14h (logo após o almoço). Então pensamos que sempre depois do almoço cai bem um café e um docinho, por isso chamamos uma barista para servir mais de 5 tipos de cafés e montamos mesa de doces (que também serviram de decoração).  Para o intervalo da teleconferência, que ocorria às 16h, preparamos carrocinhas com comidinhas ao estilo de estádio de futebol, servindo: cachorro-quente, hamburger, amendoim e refrigerante.

 

Barista (Ilha de cafés)

Docinhos, olhem o detalhe das luvinhas com cartões vermelho e outros com amarelo

Docinhos, observem as chuterinh, a bandeira e as estrelinhas.

Docinhos - bandeirinhas

O palco:

Foi decorado como se fosse o campo de futebol, com pequenas goleiras, no chão uma lona com o desenho do gramado. O destaque ficou com o fundo de palco usado no Café da Manhã, pois havia uma continuidade da lona do gramado (chão) com o que estava na parede (imagem da torcida).

 

Palco Coletiva (café da manhã). Reparem o detalhe da torcida e as placas de patrocinador que ficou a logo do Senac.

Fundo de palco - detalhe da torcida e placas de patrocínio com a logo do Senac

Palco da teleconferência (evento da tarde) - detalhe do "Romário" ao lado do convidado e da goleirinha.

Para evitar o vazio no auditório, pois esperávamos 110 pessoas em um lugar para 200, colocamos um tecido nas cores da bandeira do Brasil como se fosse uma grande bandeira (semelhantes aquelas que ficam no meio da torcida). A ideia era tirar a grande bandeira de cima das poltronas no momento que as cadeiras fossem ocupadas (tudo para evitar o vazio).

 

Bandeira para evitar lugar vazio.

O auditório lotou e tiramos a bandeira das poltronas

Elevador com problemas no Café da Manhã:

Não é que os 2 elevadores (são 3 no prédio) estragaram às 8h50min? O evento era às 9h. O local do evento era apenas no andar mais alto do prédio (15º andar) e as pessoas estavam nervosas e indignadas por esperar tanto tempo e principalmente porque havia muitas pessoas querendo subir para os outros andares. Com esse problema, corro para o local e peço para os funcionários subirem de escadas e tive que dar prioridade aos convidados do evento. Os dois primeiros minutos de quando cheguei para arrumar a confusão foram bem difíceis, mas depois conseguimos contornar e resolver.

Sinal da Teleconferência:

Para não ter problema com o Sinal da teleconferência, chamamos um técnico, um especialista do Senac e fizemos vários testes antes do evento. Só que 15 minutos antes de começar o sinal falha e aí a correria começou: mudamos equipamentos, ligamos/desligamos, o técnico subiu no local onde estava a antena parabólica e nada… O problema era o sinal que vinha do RJ e enquanto não regularizava o problema nosso plano “B” entrou em ação, preparamos perguntas para o jornalista Paulo Britto (mediador) fazer aos convidados (José Paulo da Rosa, Diretor do Senac-RS; Manuel Suarez, Fecomércio; João Bosco Vaz, Secretário municipal da Copa).

Presente original:

Para presentear os participantes do Café da Manhã,preparamos um kit com o jogo de Botão de Futebol de Mesa. Uma ideia bem retrô e original. Fez o maior sucesso!

Jogo de Botões

Ficha Técnica:

Criação, planejamento e coordenação do evento: Equipe de Eventos do Senac-RS

Comunicação Visual e ambientação: Acontece Eventos

Flores: Boutique das Flores

Mesa de doces e Cupcackes: De Doces

Sonorização, projeção e iluminação: Marksom

Ilha de Cafés: Daniela Raymundo

Café da Manhã: Sesc Centro

Carrocinhas de Cachocrro-quente, Hamburger, Amendoim, Refri: Tio João

Fotógrafo: João Alves

 

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