Em outubro de 2011 eu, Camila Barths e Juliana Bersano fomos contratadas para organizar uma Festa de Final de Ano para uma empresa onde o briefing foi
“Uma festa de final de ano para os colaboradores da empresa que seja relaxante para que possam aproveitar o evento de maneira a recarregar as baterias para as atividades do ano seguinte. Será um evento informal, e terá um momento com discurso de seus presidentes. A ideia é criar um clima leve, descontraído e sem ostentação e após algumas reuniões o cliente sugeriu a temática “Boteco”.
O evento foi realizado no dia 01 de dezembro de 2011 na Casa de eventos Villa 305 em Porto alegre sendo que um dos grandes desafios, era realizar o evento com uma verba bem restrita. O valor disponível era a metade do que normalmente investimos em um evento desse perfil. Mas como adoramos um desafio, topamos o trabalho e conseguimos produzir dentro da verba e fazer um evento atendendo a expectativa do cliente.
E para transformar o ambiente em um Boteco, sugerimos a criação de uma marca para o evento que foi criada pelo publicitário Juliano Ourique (www.publicitariopoa.wordpress.com).
Marca do evento criada pelo publicitário Juliano Ourique
Umas das vantagens da casa de eventos escolhida é que possui muitos móveis que podem ser utilizados sem custo adicional e isso era positivo para economizarmos nas locações de móveis. No entanto, o local possui vários ambientes e para deixar um ambiente integrado planejamos fechar um dos salões e concentramos as atividades (Mesa de Sinuca e Voz e Violão) no Salão Branco que dá acesso a área externa da piscina, e alguns pequenos ambientes que eram mais divididos criamos salas mais reservadas. Conheça abaixo cada espaço e atividade realizada.
Jardim: Um objeto muito tradicional em botecos são os quadros negros onde sempre tem alguma mensagem ou a descrição do cardápio. Por isso, sugerimos colocar no jardim um quadro negro dando as boas vindas aos convidados.
Jardim - Entrada com placa de boas vindas.
Jardim de entrada do Villa 305
Hall de Entrada – Recepção dos convidados com a Árvore dos Desejos: Como o evento é para comemorar as Festas de Final de Ano, a ideia foi promover um momento de interação e reflexão com os participantes que escreviam os seus desejos nos descansa copos personalizados produzidos especialmente para o evento e os penduraram na Árvore dos Desejos.
Hall de entrada - Mesa com arranjo e descansa copos da Árvore dos Desejos
Árvore dos Desejos
Convidado escrevendo seus desejos no "descansa copo"
Convidada pendurando seus pedidos na Árvore dos desejos.
Ante Sala Salão Música + Salão Bar: Nesses dois ambientes montamos lounge com sofás e móveis do próprio Villa 305.
Salão Bar
Salão Branco: Um dos principais ambientes do evento onde ocorreu a apresentação musical com e o discurso do presidente. No espaço também colocamos mesas bistrôs e uma mesa de sinuca dando mais o clima do Boteco e proporcionando uma atividade aos participantes.
Salão Branco - Cantora Fernanda Estevão recepcionou os convidados com músicas típicas de boteco, como samba e MPB.
Salão Branco - Hora do Brinde
Salão Branco - Após o brinde o DJ assumiu a animação da festa
Salão Branco - Mesa de Sinuca
Área Externa da Piscina: Um dos espaços mais agradáveis do Villa 305 onde montamos mesas e cadeiras de madeira estilo de bar e bistrôs.
Área Externa/Piscina
Ao fundo imagem da área externa
A decoração do evento ficou bem adequada a proposta. Utilizamos garrafas de bebidas reaproveitadas com flores coloridas.
Astromélias no copinho de cachaça
Gérbera branca na garrafinha de refrigerante
Conjunto de garrafinhas na lareira
O cardápio elaborado pela By Nani seguiu bem a proposta e temática do evento. A comida estava ótima e o serviço de garçom foi avaliado pelo cliente como impecável! Confira abaixo a descrição do Cardápio de Boteco e algumas imagens.
Salgados: pastel de queijo e siri assado, picadinhos de frios, caldinho de feijão, escondidinho de carne seca, sanduíche aberto, empadinha de cebola com gorgonzola / de palmito / frango com azeitona, tartalette de bacalhau, frango à passarinho, mini Pizza, salsicha Bock com molho de mostarda.
Doces: mini cups de maracujá, chocolate e goiabada com catupiry
Equipe: 5 garçons e 1 maitrê, serviço de copa, chef de cozinha e equipe.
Bebidas: Chopp Brahma, Refrigerante linha coca-cola, Água mineral, Espumante da Miolo (apenas para o brinde).
O cardápio foi escrito no quadro negro
Sanduíche aberto
Picadinhos de frios para as mesas
E como é tradicional nos eventos, os imprevistos aparecem e nesse não foi diferente (não podia faltar a emoção!). Veja abaixo o que ocorreu nos bastidores do evento:
Árvore Francesa locada: esse material foi usado para realizar uma das principais ações, a Árvore dos Desejos dos convidados, por isso deveria ser muito especial. No entanto, o material que chegou era sem graça, com galhos retos e cumpridos que não daria para os convidados pendurarem, sem contar que o cachepô era altíssimo e ficava inadequado para os convidados. Precisávamos que a árvore tivesse vida e por isso solicitamos ao fornecedor que fizesse a troca e mandasse outro modelo e outra base. O fornecedor foi muito atencioso e realizou a troca sem problemas levando a árvore perfeita para a ação.
Palco: havíamos conseguido gratuitamente com um parceiro um palco pequeno de 2mX2m onde ficariam o voz e violão, no entanto o fornecedor ficou preso com o material em outro evento e não pode levar o material a tempo. Como não tínhamos mais verba para locação, não solicitamos para outro fornecedor e realizamos a montagem sem o palco, mas isso não prejudicou o evento.
Chope: O serviço de bebidas era contratado diretamente pela Casa de Eventos e infelizmente a máquina de chopp estragou no início da festa. Na hora do problema mil coisas passam pela cabeça em 1 segundo como, por exemplo, sair correndo e comprar cerveja no supermercado mais próximo. Mas não era necessário, pois por sorte a Camila lembrou que tinha um freezer cheio de cerveja gelada para um evento que aconteceria no outro dia (nem esperei ela pedir autorização para o dono da Casa de Eventos, já pedi para o garçom substituir, depois nos entenderíamos, pois festa de boteco sem chope ou cerveja não dá). No final, ficamos durante uns 40 minutos sem a bebida que foi substituída nesse intervalo de tempo por cerveja da marca Bohemia.
Depois do evento, fizemos uma avaliação com o cliente e ficamos muito felizes com o resultado, pois segundo o cliente, um dos pontos altos foi o fato de conseguirmos trabalhar com a verba estipulada e conseguindo atender a expectativa e isso acabou compensando os imprevistos que não foram percebidos pelos convidados. Além disso, ele destacou que conseguimos atender o briefing realizando um evento com um “tempero certo”.
Os músicos Fernanda Estevão e Giuliano e as organizadoras do evento Lidia Fraga, Juliana Bersano e Camila Barths
Ficha técnica:
Planejamento e produção do evento: Camila Barths, Juliana Bersano e Lidia Fraga
Criação de marca e peças do evento: Juliano Ourique
Local: Casa de eventos Villa 305
Alimentação: By Nani
Locação de Móveis: Locare
Voz e Violão: Fernanda Estevão
Fotógrafo: Denison Fagundes
Locação de Árvore Francesa: Ornamentali (telefone: 51-3077.0201)
Locação de Mesa de Sinuca: Bilhar Medina (telefone: 51-3054.4694)
Sonorização: PowerSoundEventos
Impressão de Porta Copos: Artes Grafix
Impressão de Banner: Shampion
Impressão de Placa de PVC: Benvenutti
Lidia Fraga - Eventos 