Como surpreender em um evento formal sem perder o foco?

Muitas vezes eu organizo eventos que são bem formais e rígidos como, por exemplo, reuniões para executivos, e fico pensando “como surpreender em um evento formal sem perder o foco? “. Nessas horas a paixão pelo que faço não me deixa sossegar até encontrar uma resposta, afinal apenas fazer por fazer é tão ruim. Eu preciso captar a essência  e com isso fazer de tudo para proporcionar uma experiência agradável para quem participa, afinal, evento é experiência.

E para fazer essa diferença é preciso pensar nos detalhes e para quem é o evento.

Para não ficar filosofando muito, trago aqui mais uma história de bastidor do evento que organizei nos dias 13 e 14 de abril no Hotel e Spa do vinho em Bento Gonçalves. O objetivo era avaliar sobre a atual situação da empresa, discutir os erros e acertos e com isso tomar decisões. E para proporcionar um ambiente de reflexão de forma que todos os paticipantes estivessem inteiros e abertos a discutir, pensamos em alguns detalhes e criamos algumas atividades para colaborar no trabalho.

Impacto inicial: o  responsável pelo projeto solicitou que produzíssemos cartazes para colocar algumas frases de impacto no ambiente. Quando ele falou que queria impacto a minha imaginação foi longe… mas quando trabalhamos com evento temos que FOCAR e aí lembrei da verba disponível e do perfil do cliente e voltei a terra. Então criamos painéis de lona que ficaram em volta do grupo. E o mais legal é que todos entraram apenas quando abrimos a porta onde deixamos as luzes apagadas e posicionamos em frente aos painéis as lâmpadas de LED que piscavam enlouquecidas com uma música bem alta e projetando no telão um vídeo. No segundo dia do evento mudamos os painéis de lugar.

Lavanda: ao fazer a visita técnica, falamos com a Celita (terapeuta responsável pela equipe do Health Center) que queríamos que todas as nossas ações no evento tivessem sentido e eu queria provocar todos os 5 sentidos (cheiro, tato, visão, audição e paladar) e para isso buscava uma essência para colocar na sala e ela me deu a dica que eu precisava: LAVANDA!!! Sim, ela é ideal para aromatizar e proporciona muito mais que relaxamento, ela é  revigorante e estimulante. Por isso, deixei na mesa do serviço de sala um arranjo de flores, um display que informava seus benefícios e o aromatizador de ambiente (onde estava sempre retocando durante os intervalos do evento).

Chi Kung: Para iniciar os trabalhos, a primeira atividade que fizemos foi a “Chi Kung” que é uma técnica de energização que era utilizada pelos samurais antes de enfrentarem uma guerra. Quem coordenou e realizou essa atividade de 15 minutos foi a equipe do Health Center que é do Hotel e Spa do Vinho.

Jantar de Harmonização: Seguindo a linha do briefing que tudo deveria ter um significado, até o jantar teve pitadas de conhecimento. Para isso, as bebidas servidas foram escolhidas de acordo com o cardápio elaborado pelo hotel. E para que os nossos convidados soubessem disso e agregassem um pouco mais de conhecimento, convidamos o chefe de cozinha para falar sobre o prato (entrada, principal e sobremesa) e a sommelier para falar das bebidas e harmonização.  Outro destaque do jantar foram o formato das mesas que estavam em um quadrado para evitar que tivesse um lugar de destaque como a ponta da mesa.

Boa noite especial: para finalizar a noite preparamos um boa noite especial. Enquanto todos estavam no jantar a equipe do hotel levava para os quartos um bule com chá de camomila e um bilhete que fizemos desejando uma boa noite e marcando com o grupo o café da manhã do dia seguinte. 

 

Coffee break diferente: No último dia realizamos um coffee break diferente ou melhor um tea break. Isso tudo porque a Celita comentou que havia realizado uma atividade com um grupo onde levava todos no herbário durante o intervalo de um evento. Para o nosso evento não daria tempo de colherem as ervas e por isso ela montou uma mesa com algumas plantas, plaquinhas e o auxílio da própria Celita na hora para explicar os benefícios de cada chá. Além disso, cada um escolhia e fazia o seu chá e, segundo recomendações da terapeuta, tomavam o seu chá no seu cantinho refletindo (essa parte nem todos conseguiram fazer, mas me surpreendi com a grande maioria que se esforçou).

Vocês perceberam que não relatei nenhum imprevisto?! Pois é, vale destacar que a equipe do Hotel e Spa do Vinho foram impecáveis! E olha que sou mega exigente e para me surpreender é difícil. Mas como nem tudo é perfeito, ocorreu sim um imprevisto e dos grandes. A funcionária que é caixa do restaurante do hotel havia sofrido um acidente de carro há duas horas antes do jantar e isso fez com que o maitre não ficasse em tempo integral no nosso jantar (ele quase não ficou), pois ele substituiu a funcionária no restaurante. O importante que tudo foi contornado (o chef de cozinha assumiu dupla função e eu ajudei a dar uns “pitaco” nos garçons).

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