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Posts Tagged ‘roteiro de inauguração; cerimonial de inauguração’

No final do mês passado e início deste, tive dois eventos de inauguração, um de uma escola do Senac em Porto Alegre e outro de um Balcão Sesc/Senac em Palmeira das Missões. Os dois eventos com o mesmo objetivo de apresentar as novas instalações para a comunidades, mas com formatos diferentes: um com almoço e outro com coquetel.

Formato coquetel:

Evento realizado no final  do dia, às 18h, iniciando com a cerimônia e depois o serviço de coquetel. Este foi um evento tradicional com discursos, desenlace de fita inaugural, descerramento de placa e visitação dos espaços.

Um dos desafios do evento era o pouco espaço para a cerimônia e para isso foi necessário utilizar 3 ambientes diferentes sendo que um onde foi realizado a cerimônia e, como não comportava todos os convidados neste local,  outros 2 espaços foram montados com TVs de plasma que transmitiam a cerimînia e acomodavam os demais convidados. Após a solenidade, iniciou-se  o coquetel onde salgados e doces foram servidos em caixas decoradas como se fossem uma jóia. 

Baixe aqui o modelo de  roteiro para inauguração.

Foto: João Alves

Formato almoço:

Diferente do outro evento, este não foi realizado no local que estava sendo inaugurado e por isso o nome do evento começou com “Almoço alusivo”. Mas como apresentar a nova instalação se não estávamos nela? Para isso  criamos uma apresentação com fotos do local e entregamos um material informativo na saída do evento, além claro, dos discursos das autoridades.

Por ser um evento no interior o número de convidados foi muito além da nossa expectativa que era de 120 pessoas e na véspera tinha 179 confirmações. Na manhã do almoço ainda haviam convidados perguntando se poderiam ir e por isso o número de lugares extras deveria fazer parte do nosso plano B. A solução foi deixar separado mais 20 cadeiras em uma sala separada para utilizar caso necessário (e foi necessário).

Outra preocupação que sempre tenho é de evitar demoras e filas no serviço de alimentação que neste caso era em formato de buffet. Para isso, mesmo o fornecedor achando um exagero, solicitei que houvesse duas mesas de buffet com serviço nos dois lados de cada mesa. Além disso, todos os pratos estavam identificados. Isso garantiu que o serviço fosse bem rápido sem muitas esperas.

Baixe aqui o modelo de roteiro para almoço alusivo a  inauguração.

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